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Die häufigsten Fehler in E-Mails – 9 Tipps – „E-Mail-Knigge“
E-Mails sind kein fehlerfreier Raum und insbesondere im geschäftlichen Kontakt gilt es in E-Mails einige Regeln zu beachten.
Unter XING Spielraum findet sich der Der E-Mail-Knigge: 9 Tipps gegen die häufigsten Fehler – worum geht es dabei?
- Zuerst einmal geht es um die generelle Frage, ob eine E-Mail das richtige Kommunikationsmittel ist. Und nein, dass ist es nicht in jedem Fall.
- Der nächste Tipp behandelt Rechtschreibfehler – sicherlich sind diese in E-Mails noch häufiger als in schriftlicher Kommunikation, da man meistens E-Mails nicht so genau oder häufig überprüft.
- Auch die Anrede ist ein häufiger Fehler in E-Mails. Hier gilt dasselbe wie in Briefen. In bestimmten Situationen oder mit bestimmten Personen gehört sich die formelle Anrede und in anderen Situationen geht es lockerer.
- Emoticons können und dürfen auch in E-Mails verwendet werden, aber nur, wenn man den Empfänger der E-Mail schon besser kennt und es kein reiner und formeller Geschäftskontakt ist.
- Natürlich gehört auch ans Ende einer E-Mail ein Abschiedsgruß. Ein No-Go sind E-Mails ohne Begrüßung und Abschied im Sinne von SMS oder WhatsApp Nachrichten (E-Mail-Ping-Pong). Das kann man vielleicht mit Freunden machen, aber in jeglichem geschäftlichen Verkehr sollte man es unbedingt vermeiden.
- Die Empfängerauswahl ist auch keine wirklich einfache Frage. Im Gegensatz zur Briefpost, bei der ein Brief ja nur an genau einen Empfänger bzw. eine Empfängerin geht, kann man eine E-Mail ja an einen großen Adressatenkreis versenden. Allerdings versetzen Sie sich bitte immer in die Lage der Adressaten. Benötigen diese Ihre E-Mail wirklich und welche Reaktion erwarten Sie von diesen. Dementsprechend sollten Sie sie mit in die Empfängerliste aufnehmen.
- Sollte man E-Mails beantworten. Hier kann ich nur in Übereinstimmung mit den Tipps ein eindeutiges JA aussprechen. Auch eine E-Mail, wenn man als direkter Adressat aufgeführt ist (nicht unter cc:) sollte beantwortet werden und auch kurzfristig. Die Antwort kann dann natürlich heißen, dass man noch ein wenig Zeit für eine wirkliche bzw. ausführliche Antwort benötigt, aber man hat gezeigt, dass man die Nachricht erhalten und registriert hat. Immerhin gehen auch immer wieder E-Mails verloren – auf dem Weg zum Adressaten oder in dessen Mailprogramm.
- Gibt es Etikette-Regeln von Unternehmen/Abteilungen? Ja, das kann es geben und es kann auch hilfreich sein, sich hier auf einen Standard zu einigen.
- Und noch ein letzter Tipp von mir: Sie sollten aussagekräftige und korrekte Abwesenheitsmitteilungen mit allen notwendigen Informationen verwenden (siehe andere Beiträge).
Ich hoffe, Ihnen haben diese Tipps weitergeholfen. Haben Sie weitere Ratschläge zur Verwendung/Benutzung des Kommunikationsmittels E-Mail? Ich freue mich über Ihre Kommentare.
Die häufigsten Peinlichkeiten bei Abwesenheitsmeldungen
Fehler in Abwesenheitsmeldungen kommen vor und sind sicherlich auch nicht ganz vermeidbar, aber es gibt einige Peinlichkeiten, die man unbedingt vermeiden sollte, da sie ein schlechtes Bild auf einen selbst/die eigene Person oder auf das Unternehmen, welches man vertritt, werfen.
Die folgenden Peinlichkeiten sollten also bei Abwesenheitsnotizen unbedingt vermieden werden:
- Die Abwesenheitsnachricht ist aus dem letzten Jahr. Copy&Paste ist eine ganz normale und in Teilen auch sehr sinnvolle Angewohnheit in der heutigen Zeit. Allerdings sollte das Prinzip eigentlich noch erweitert werden um die Abschlusskontrolle, also: Copy&Paste&Control. Wenn man diesen wichtigen Schritt übersieht, dann kommt es nämlich zum Beispiel zu dieser Peinlichkeit: die Abwesenheitsnotiz passt inhaltlich und datumsmäßig nicht, da sie einfach aus dem letzten Jahr oder der letzten Abwesenheitsmeldung kopiert und nicht verändert wurde. So wünschen Sie zu Weihnachten „Frohe Ostern“ oder verschickten „verschneite Grüße“ im Hochsommer.
- Der Inhalt der Abwesenheitsmeldung enthält nicht die relevanten Informationen für Ihre Kontaktpartner. Sie haben also z.B. vergessen zu erwähnen, wann Sie zurückkommen, was in der Zwischenzeit mit der E-Mail geschieht oder wer Sie im Notfall vertritt. Auf diese Weise werfen Sie neue Fragen auf oder verunsichern Ihre Kunden und Partner.
- Ihre Abwesenheitsnotiz ist nicht dem geschäftsmäßigen Zweck entsprechend, d.h. sie ist für Ihre Kunden und Kommunikationspartner zu flapsig und locker geschrieben, so dass diese sich nicht entsprechend gewürdigt fühlen.
- Sie haben zwar eine wunderbare und auch vollständige Abwesenheitsnachricht verfasst, diese aber nicht aktiviert. Das ist ein kleiner aber ganz entscheidender Fehler, den man leicht vermeiden kann, wenn man nach dem Aktivieren die Funktionsfähigkeit noch einmal testet.
- Sie haben vergessen, Ihre Abwesenheitsmeldung nach Ihrer Rückkehr aus dem Urlaub oder von der Dienstreise wieder zu deaktivieren. Somit erhalten Ihre Kunden, Kollegen und Partner weiterhin Ihre Nachricht und werden möglicherweise dadurch verwirrt oder auch verärgert. Am hilfreichsten ist es, wenn es das E-Mail-Tool erlaubt, Daten der Aktivierung vorzugeben.
Wie Sie sehen, gibt es eine ganze Reihe von Peinlichkeiten, die Ihnen beim Verfassen und Aktivieren Ihrer Abwesenheitsmeldung passieren können. Seien Sie aufmerksam und testen Sie die Funktionsfähigkeit oder lassen sie sie von einem Kollegen oder einer Kollegin testen sowie auch inhaltlich beurteilen.
Beachten Sie auch, dass Abwesenheitsnachrichten je nach E-Mail-System unterschiedlich funktionieren. So gibt es welche, die Ihr gegenüber nur einmal erhält (beim ersten E-Mail-Kontakt). Andere werden bei jedem Kontakt verschickt.