Abwesenheitsnotizen geben darüber Auskunft, dass wir gerade nicht verfügbar sind und häufig auch warum wir es nicht sind. Somit erhält der Empfänger der Abwesenheitsnotiz wichtige Informationen über uns wie z.B. unsere Urlaubsdauer aber auch unsere Kontaktdaten oder auch die unserer Vertretung.

Daneben zeigt eine Abwesenheits-E-Mail natürlich auch, dass es sich um eine aktive E-Mail-Adresse also ein bestehendes E-Mail-Postfach handelt.

Trotzdem verlangen viele Unternehmen aber auch die Höflichkeit gegenüber Partnern und Kunden, dass man diese über die eigene Abwesenheit incl. ihrer Dauern und Vertretungen für diese Zeit informiert.

Was kann man also machen?

• Mehrere E-Mail-Systeme bieten mittlerweile die Möglichkeit, zwischen internen und externen Absendern zu unterscheiden und diesen unterschiedliche Abwesenheitsnotizen zu senden
• Einige ermöglichen es darüber hinaus, die Absender mit eigenen Kontakten abzugleichen und nur an diese eine Abwesenheits-E-Mail zu senden
• An Verteilerliste und Newsletterverteiler sollte auf keinen Fall eine Abwesenheitsmeldung geschickt werden. Dieses gilt es unbedingt zu vermeiden.
• Darüberhinaus sollten Abwesenheitsnotizen nur dann geschickt werden, wenn Sie zu den direkten Adressaten einer E-Mail gehören, und nicht, wenn Sie im cc: oder bcc: Feld stehen.
• Daneben kann man E-Mails auch nach Wichtigkeit priorisieren und davon das Versenden einer Abwesenheitsmeldung abhängig zu machen.
• Spam-E-Mails sollten natürlich auf keinen Fall mit einer automatischen Abwesendheitsnotiz beantwortet werden.
• Oder es wird ganz auf Abwesenheitsnachrichten verzichtet und stattdessen werden bestimmte E-Mails direkt an Ihre Vertretung weitergeleitet oder die Vertretung bekommen Zugriff auf Ihr Postfach.
• Eine andere Möglichkeit wäre es noch, statt personenbezogener funktionsbezogene E-Mail-Adressen (Funktionsadressen) zu verwenden insbesondere wenn Sie bei Abwesenheit immer vertreten werden.