E-Mails sind kein fehlerfreier Raum und insbesondere im geschäftlichen Kontakt gilt es in E-Mails einige Regeln zu beachten.
Unter XING Spielraum findet sich der Der E-Mail-Knigge: 9 Tipps gegen die häufigsten Fehler – worum geht es dabei?
- Zuerst einmal geht es um die generelle Frage, ob eine E-Mail das richtige Kommunikationsmittel ist. Und nein, dass ist es nicht in jedem Fall.
- Der nächste Tipp behandelt Rechtschreibfehler – sicherlich sind diese in E-Mails noch häufiger als in schriftlicher Kommunikation, da man meistens E-Mails nicht so genau oder häufig überprüft.
- Auch die Anrede ist ein häufiger Fehler in E-Mails. Hier gilt dasselbe wie in Briefen. In bestimmten Situationen oder mit bestimmten Personen gehört sich die formelle Anrede und in anderen Situationen geht es lockerer.
- Emoticons können und dürfen auch in E-Mails verwendet werden, aber nur, wenn man den Empfänger der E-Mail schon besser kennt und es kein reiner und formeller Geschäftskontakt ist.
- Natürlich gehört auch ans Ende einer E-Mail ein Abschiedsgruß. Ein No-Go sind E-Mails ohne Begrüßung und Abschied im Sinne von SMS oder WhatsApp Nachrichten (E-Mail-Ping-Pong). Das kann man vielleicht mit Freunden machen, aber in jeglichem geschäftlichen Verkehr sollte man es unbedingt vermeiden.
- Die Empfängerauswahl ist auch keine wirklich einfache Frage. Im Gegensatz zur Briefpost, bei der ein Brief ja nur an genau einen Empfänger bzw. eine Empfängerin geht, kann man eine E-Mail ja an einen großen Adressatenkreis versenden. Allerdings versetzen Sie sich bitte immer in die Lage der Adressaten. Benötigen diese Ihre E-Mail wirklich und welche Reaktion erwarten Sie von diesen. Dementsprechend sollten Sie sie mit in die Empfängerliste aufnehmen.
- Sollte man E-Mails beantworten. Hier kann ich nur in Übereinstimmung mit den Tipps ein eindeutiges JA aussprechen. Auch eine E-Mail, wenn man als direkter Adressat aufgeführt ist (nicht unter cc:) sollte beantwortet werden und auch kurzfristig. Die Antwort kann dann natürlich heißen, dass man noch ein wenig Zeit für eine wirkliche bzw. ausführliche Antwort benötigt, aber man hat gezeigt, dass man die Nachricht erhalten und registriert hat. Immerhin gehen auch immer wieder E-Mails verloren – auf dem Weg zum Adressaten oder in dessen Mailprogramm.
- Gibt es Etikette-Regeln von Unternehmen/Abteilungen? Ja, das kann es geben und es kann auch hilfreich sein, sich hier auf einen Standard zu einigen.
- Und noch ein letzter Tipp von mir: Sie sollten aussagekräftige und korrekte Abwesenheitsmitteilungen mit allen notwendigen Informationen verwenden (siehe andere Beiträge).
Ich hoffe, Ihnen haben diese Tipps weitergeholfen. Haben Sie weitere Ratschläge zur Verwendung/Benutzung des Kommunikationsmittels E-Mail? Ich freue mich über Ihre Kommentare.