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Die häufigsten Fehler in E-Mails – 9 Tipps – „E-Mail-Knigge“

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E-Mails sind kein fehlerfreier Raum und insbesondere im geschäftlichen Kontakt gilt es in E-Mails einige Regeln zu beachten.

Unter XING Spielraum findet sich der Der E-Mail-Knigge: 9 Tipps gegen die häufigsten Fehler – worum geht es dabei?

  • Zuerst einmal geht es um die generelle Frage, ob eine E-Mail das richtige Kommunikationsmittel ist. Und nein, dass ist es nicht in jedem Fall.
  • Der nächste Tipp behandelt Rechtschreibfehler – sicherlich sind diese in E-Mails noch häufiger als in schriftlicher Kommunikation, da man meistens E-Mails nicht so genau oder häufig überprüft.
  • Auch die Anrede ist ein häufiger Fehler in E-Mails. Hier gilt dasselbe wie in Briefen. In bestimmten Situationen oder mit bestimmten Personen gehört sich die formelle Anrede und in anderen Situationen geht es lockerer.
  • Emoticons können und dürfen auch in E-Mails verwendet werden, aber nur, wenn man den Empfänger der E-Mail schon besser kennt und es kein reiner und formeller Geschäftskontakt ist.
  • Natürlich gehört auch ans Ende einer E-Mail ein Abschiedsgruß. Ein No-Go sind E-Mails ohne Begrüßung und Abschied im Sinne von SMS oder WhatsApp Nachrichten (E-Mail-Ping-Pong). Das kann man vielleicht mit Freunden machen, aber in jeglichem geschäftlichen Verkehr sollte man es unbedingt vermeiden.
  • Die Empfängerauswahl ist auch keine wirklich einfache Frage. Im Gegensatz zur Briefpost, bei der ein Brief ja nur an genau einen Empfänger bzw. eine Empfängerin geht, kann man eine E-Mail ja an einen großen Adressatenkreis versenden. Allerdings versetzen Sie sich bitte immer in die Lage der Adressaten. Benötigen diese Ihre E-Mail wirklich und welche Reaktion erwarten Sie von diesen. Dementsprechend sollten Sie sie mit in die Empfängerliste aufnehmen.
  • Sollte man E-Mails beantworten. Hier kann ich nur in Übereinstimmung mit den Tipps ein eindeutiges JA aussprechen. Auch eine E-Mail, wenn man als direkter Adressat aufgeführt ist (nicht unter cc:) sollte beantwortet werden und auch kurzfristig. Die Antwort kann dann natürlich heißen, dass man noch ein wenig Zeit für eine wirkliche bzw. ausführliche Antwort benötigt, aber man hat gezeigt, dass man die Nachricht erhalten und registriert hat. Immerhin gehen auch immer wieder E-Mails verloren – auf dem Weg zum Adressaten oder in dessen Mailprogramm.
  • Gibt es Etikette-Regeln von Unternehmen/Abteilungen? Ja, das kann es geben und es kann auch hilfreich sein, sich hier auf einen Standard zu einigen.
  • Und noch ein letzter Tipp von mir: Sie sollten aussagekräftige und korrekte Abwesenheitsmitteilungen mit allen notwendigen Informationen verwenden (siehe andere Beiträge).

Ich hoffe, Ihnen haben diese Tipps weitergeholfen. Haben Sie weitere Ratschläge zur Verwendung/Benutzung des Kommunikationsmittels E-Mail? Ich freue mich über Ihre Kommentare.

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Die häufigsten Peinlichkeiten bei Abwesenheitsmeldungen

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Fehler in Abwesenheitsmeldungen kommen vor und sind sicherlich auch nicht ganz vermeidbar, aber es gibt einige Peinlichkeiten, die man unbedingt vermeiden sollte, da sie ein schlechtes Bild auf einen selbst/die eigene Person oder auf das Unternehmen, welches man vertritt, werfen.

Die folgenden Peinlichkeiten sollten also bei Abwesenheitsnotizen unbedingt vermieden werden:

  1. Die Abwesenheitsnachricht ist aus dem letzten Jahr. Copy&Paste ist eine ganz normale und in Teilen auch sehr sinnvolle Angewohnheit in der heutigen Zeit. Allerdings sollte das Prinzip eigentlich noch erweitert werden um die Abschlusskontrolle, also: Copy&Paste&Control. Wenn man diesen wichtigen Schritt übersieht, dann kommt es nämlich zum Beispiel zu dieser Peinlichkeit: die Abwesenheitsnotiz passt inhaltlich und datumsmäßig nicht, da sie einfach aus dem letzten Jahr oder der letzten Abwesenheitsmeldung kopiert und nicht verändert wurde. So wünschen Sie zu Weihnachten „Frohe Ostern“ oder verschickten „verschneite Grüße“ im Hochsommer.
  2. Der Inhalt der Abwesenheitsmeldung enthält nicht die relevanten Informationen für Ihre Kontaktpartner. Sie haben also z.B. vergessen zu erwähnen, wann Sie zurückkommen, was in der Zwischenzeit mit der E-Mail geschieht oder wer Sie im Notfall vertritt. Auf diese Weise werfen Sie neue Fragen auf oder verunsichern Ihre Kunden und Partner.
  3. Ihre Abwesenheitsnotiz ist nicht dem geschäftsmäßigen Zweck entsprechend, d.h. sie ist für Ihre Kunden und Kommunikationspartner zu flapsig und locker geschrieben, so dass diese sich nicht entsprechend gewürdigt fühlen.
  4. Sie haben zwar eine wunderbare und auch vollständige Abwesenheitsnachricht verfasst, diese aber nicht aktiviert. Das ist ein kleiner aber ganz entscheidender Fehler, den man leicht vermeiden kann, wenn man nach dem Aktivieren die Funktionsfähigkeit noch einmal testet.
  5. Sie haben vergessen, Ihre Abwesenheitsmeldung nach Ihrer Rückkehr aus dem Urlaub oder von der Dienstreise wieder zu deaktivieren. Somit erhalten Ihre Kunden, Kollegen und Partner weiterhin Ihre Nachricht und werden möglicherweise dadurch verwirrt oder auch verärgert. Am hilfreichsten ist es, wenn es das E-Mail-Tool erlaubt, Daten der Aktivierung vorzugeben.

Wie Sie sehen, gibt es eine ganze Reihe von Peinlichkeiten, die Ihnen beim Verfassen und Aktivieren Ihrer Abwesenheitsmeldung passieren können. Seien Sie aufmerksam und testen Sie die Funktionsfähigkeit oder lassen sie sie von einem Kollegen oder einer Kollegin testen sowie auch inhaltlich beurteilen.

Beachten Sie auch, dass Abwesenheitsnachrichten je nach E-Mail-System unterschiedlich funktionieren. So gibt es welche, die Ihr gegenüber nur einmal erhält (beim ersten E-Mail-Kontakt). Andere werden bei jedem Kontakt verschickt.

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Eine gute Abwesenheitsnotiz verfassen

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Was sollte eine gute Abwesenheitsmeldung umfassen – Regeln guter Abwesenheitsbenachrichtigungen:

  • Nutzen Sie den Betreff um Ihrem Empfänger/Ihrer Empfängerin (den der automatisierten Antwort) klar zu machen, worm es geht, also dass es sich um eine Abwesenheitsnachricht handelt.
  • Beginnen Sie die Nachricht in der automatischen Abwesenheitsnotiz wie bei jeder sonstigen Nachricht mit einer Begrüßung. Und da Sie nicht wissen können, wer Ihnen geschrieben hat, sollten Sie diese möglichst formal halten. Am Ende der Nachricht sollten Sie sich beim Empfänger/bei der Empfängerin für seine/ihre Geduld (Verständnis oder Nachsicht) bedanken und ihm/ihr damit Ihre Wertschätzung verdeutlichen.
  • Erläutern Sie in der Nachricht was in Ihrer Abwesenheit mit den Mails passiert – werden sie weitergeleitet an Ihren Vertreter oder Ihre Vertreterin oder warten sie auf Ihre Rückkehr und werden erst dann beantwortet. Oder was passiert nach Ihrer Rückkehr mit den E-Mails?
  • Klären Sie weiterhin darüer auf, von wann bis wann Sie nicht erreichbar sind. Einen Grund müssen Sie nicht nennen, können Sie aber. Das sollten Sie vom Grund abhängig machen. Natürlich gehen diese Informationen dann an alle, die Ihnen eine E-Mail schreiben, somit sollten Sie niemals vertrauliche Informationen in die automatische Abwesenheitsbenachrichtigung schreiben.
  • Für den Notfall sollten Sie Ihre Vertretung oder auch Ihren Vorgesetzten oder Ihre Vorgesetzte oder ein Sekretariat benennen, die dann kontaktiert werden sollten.
  • Falls Sie auch internationale E-Mails erhalten, so sollten Sie Ihre Abwesenheitsnotiz mindestens auch auf Englisch oder noch zusätzlich in der von Ihren Kontaktpersonen am häufigsten verwendeten Sprache schreiben.
  • Für spezielle Branchen wie z.B. Medienagenturen oder auch für Künstler/-innen eignen sich natürlich auch besondere Abwesenheitsmeldungen, die diese Regeln nicht einhalten und durch Besonderheiten glänzen. Bei vielen „normalen“ Kontaktpartnern könnte das teilweise auf Unverständnis oder Missfallen stoßen.

Ich hoffe, diese paar Regeln bzw. Tipps haben Ihnen weitergeholfen. haben Sie weitere Hinweise, die ich hier aufnehmen sollte?

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Regeln für Abwesenheitsnotizen

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Unter buerotext.com findet man 4 Regeln für Abwesenheitsnotizen von Cornelia Nagel.

Die 1. Regel befasst sich mit der korrekten Anrede. Eine Anrede sollte aus Höflichkeitsgründen auf jeden Fall sein und da man ja nicht weiß, wer die Notiz liest, sollte sie geschlechtsneutral alle möglichen Adressaten abdecken.

In der 2. Regel geht es um weitere notwendige Inhalte und zwar:

  • ein kurzer Dank für die erhaltene E-Mail
  • die Information, wann Sie die E-Mail bearbeiten werden, wann also mit einer Antwort zu rechnen ist
  • sofern Sie für besonders wichtige Angelegenheiten eine Vertretung haben der Name und die Kontaktdaten von dieser Person
  • ein Gruß von Ihrer Seite und
  • Ihre vollständigen Kontaktdaten z.B. in Form Ihrer Signature

Die Regel 3 besagt, dass man einen Grund für die eigene Abwesenheit angeben sollte. Generell gilt ja, dass Menschen mit Gründen leichter zufrieden gestellt werden können („klar kann der/sie auch mal Urlaub haben, dann will ich nicht stören“). Andererseits ist ein Grund auch nicht unbedingt notwendig.

In der 4. und letzten Regel geht es um die Verwendung von Smilies und Abkürzungen. Frau Nagel ist der Meinung, dass auf diese verzichtet werden sollte. Dann wir die Notiz wertiger. Allerdings ist das sicherlich auch von der Branche oder dem speziellen Klientel der Adressaten abhängig. Manchmal kann eine witzige Abwesenheitsnotiz mit einem lustigen Text auch eine willkommende Abwechselung sein und sehr gut ankommen.