Unter buerotext.com findet man 4 Regeln für Abwesenheitsnotizen von Cornelia Nagel.

Die 1. Regel befasst sich mit der korrekten Anrede. Eine Anrede sollte aus Höflichkeitsgründen auf jeden Fall sein und da man ja nicht weiß, wer die Notiz liest, sollte sie geschlechtsneutral alle möglichen Adressaten abdecken.

In der 2. Regel geht es um weitere notwendige Inhalte und zwar:

• ein kurzer Dank für die erhaltene E-Mail
• die Information, wann Sie die E-Mail bearbeiten werden, wann also mit einer Antwort zu rechnen ist
• sofern Sie für besonders wichtige Angelegenheiten eine Vertretung haben der Name und die Kontaktdaten von dieser Person
• ein Gruß von Ihrer Seite und
• Ihre vollständigen Kontaktdaten z.B. in Form Ihrer Signature

Die Regel 3 besagt, dass man einen Grund für die eigene Abwesenheit angeben sollte. Generell gilt ja, dass Menschen mit Gründen leichter zufrieden gestellt werden können („klar kann der/sie auch mal Urlaub haben, dann will ich nicht stören“). Andererseits ist ein Grund auch nicht unbedingt notwendig.

In der 4. und letzten Regel geht es um die Verwendung von Smilies und Abkürzungen. Frau Nagel ist der Meinung, dass auf diese verzichtet werden sollte. Dann wir die Notiz wertiger. Allerdings ist das sicherlich auch von der Branche oder dem speziellen Klientel der Adressaten abhängig. Manchmal kann eine witzige Abwesenheitsnotiz mit einem lustigen Text auch eine willkommende Abwechselung sein und sehr gut ankommen.