Fehler in Abwesenheitsmeldungen kommen vor und sind sicherlich auch nicht ganz vermeidbar, aber es gibt einige Peinlichkeiten, die man unbedingt vermeiden sollte, da sie ein schlechtes Bild auf einen selbst/die eigene Person oder auf das Unternehmen, welches man vertritt, werfen.
Die folgenden Peinlichkeiten sollten also bei Abwesenheitsnotizen unbedingt vermieden werden:
- Die Abwesenheitsnachricht ist aus dem letzten Jahr. Copy&Paste ist eine ganz normale und in Teilen auch sehr sinnvolle Angewohnheit in der heutigen Zeit. Allerdings sollte das Prinzip eigentlich noch erweitert werden um die Abschlusskontrolle, also: Copy&Paste&Control. Wenn man diesen wichtigen Schritt übersieht, dann kommt es nämlich zum Beispiel zu dieser Peinlichkeit: die Abwesenheitsnotiz passt inhaltlich und datumsmäßig nicht, da sie einfach aus dem letzten Jahr oder der letzten Abwesenheitsmeldung kopiert und nicht verändert wurde. So wünschen Sie zu Weihnachten „Frohe Ostern“ oder verschickten „verschneite Grüße“ im Hochsommer.
- Der Inhalt der Abwesenheitsmeldung enthält nicht die relevanten Informationen für Ihre Kontaktpartner. Sie haben also z.B. vergessen zu erwähnen, wann Sie zurückkommen, was in der Zwischenzeit mit der E-Mail geschieht oder wer Sie im Notfall vertritt. Auf diese Weise werfen Sie neue Fragen auf oder verunsichern Ihre Kunden und Partner.
- Ihre Abwesenheitsnotiz ist nicht dem geschäftsmäßigen Zweck entsprechend, d.h. sie ist für Ihre Kunden und Kommunikationspartner zu flapsig und locker geschrieben, so dass diese sich nicht entsprechend gewürdigt fühlen.
- Sie haben zwar eine wunderbare und auch vollständige Abwesenheitsnachricht verfasst, diese aber nicht aktiviert. Das ist ein kleiner aber ganz entscheidender Fehler, den man leicht vermeiden kann, wenn man nach dem Aktivieren die Funktionsfähigkeit noch einmal testet.
- Sie haben vergessen, Ihre Abwesenheitsmeldung nach Ihrer Rückkehr aus dem Urlaub oder von der Dienstreise wieder zu deaktivieren. Somit erhalten Ihre Kunden, Kollegen und Partner weiterhin Ihre Nachricht und werden möglicherweise dadurch verwirrt oder auch verärgert. Am hilfreichsten ist es, wenn es das E-Mail-Tool erlaubt, Daten der Aktivierung vorzugeben.
Wie Sie sehen, gibt es eine ganze Reihe von Peinlichkeiten, die Ihnen beim Verfassen und Aktivieren Ihrer Abwesenheitsmeldung passieren können. Seien Sie aufmerksam und testen Sie die Funktionsfähigkeit oder lassen sie sie von einem Kollegen oder einer Kollegin testen sowie auch inhaltlich beurteilen.
Beachten Sie auch, dass Abwesenheitsnachrichten je nach E-Mail-System unterschiedlich funktionieren. So gibt es welche, die Ihr gegenüber nur einmal erhält (beim ersten E-Mail-Kontakt). Andere werden bei jedem Kontakt verschickt.