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E-Mail, Fremdsprache

Eine Chinesische Abwesenheits-E-Mail – ist das korrekt so?

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Ich spreche leider kein Chinesisch und kann somit nicht beurteilen, ob diese Out-of-Office-E-Mail korrekt ist. ChatGPT hat diesen Text erstellt. Hoffentlich bedeutet er nicht etwas völlig anderes.

Ich freue mich auf Ihre Rückmeldungen.

当然，我可以帮您写一封中文的自动回复邮件（Abwesenheits-E-Mail）。以下是一封简单的示范：

Subject: 外出办公自动回复

亲爱的朋友，

您好！感谢您的来信。我目前正在外出办公，暂时无法及时回复邮件。如果您有紧急事务或需要迅速帮助的问题，请联系我的同事 [同事姓名]（[同事邮箱地址]）。

如果您的问题不是紧急的，我将在返回后尽快回复您的邮件。在此期间，如果有什么急事，也可以拨打我的手机：[您的手机号码]。

感谢您的理解与耐心。

祝好，

[您的名字]

请注意，这只是一封示范邮件。您可以根据您的实际情况进行修改，例如更改回复人的姓名、邮箱地址、手机号码以及其他细节。

Witzig

Abwesenheitsnotiz für die Weihnachtszeit

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Auch über die Weihnachtsfeiertage meistens bis ins Neue Jahr hinein haben viele Menschen Urlaub und nutzen eine Abwesenheitsnotiz, um Personen, die ihnen eine E-Mail schreiben, darüber zu informieren. Hier eine sehr nette und unterhaltsame Meldung für diese besondere Zeit:

Sehr geehrte Absenderin, sehr geehrter Absender

Eine Definition besagt „Weihnachten, auch (heiliges) Christfest, Heilige(r) Christ oder Weihnacht genannt, ist das Fest der Geburt Jesu Christi.“.

Ich nenne es „Die Zeit mit meinen Lieben“!

Genau – ich befinde mich im Urlaub, genauer gesagt in meinem hoffentlich bald verschneiten Zuhause mit heißem Kakao, imaginärem Kaminfeuer, vielen Geschenken und großem Feuerwerk!

Ich bin erst im neuem Jahr ab dem XX. Januar ZZZZ wieder im Hause und werde dann Ihre Nachricht so schnell wie möglich bearbeiten.

In der Zwischenzeit stehen Ihnen mein Kollege ….

Wenn Sie auch so witzige Abwesenheitsbenachrichtigungen kennen, so schicken Sie mir doch bitte Ihre – Danke!

Urlaub

Nun ist wieder Urlaubszeit und damit die Zeit der Abwesenheitsmeldungen

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Der Sommer ist da, wenn auch das Wetter vielleicht nicht immer danach aussieht. Aber es ist auch die Zeit, in der die meisten Menschen Urlaub machen und für ein, zwei oder mehr Wochen nicht an ihrem Arbeitsplatz erreichbar sind. Nicht selten werden dann Abwesenheitsmeldungen genutzt, um den Adressaten von E-Mails mitzuteilen, dass man gerade nicht reagieren kann und wann eine Antwort zu erwarten ist. Manche verzichten auch lieber auf diese Meldung, damit nicht jeder von diesem Urlaub erfährt.

Hier ein paar Beispiele von Abwesenheitsnotizen, die ich in den letzten Tagen bekommen habe:

Sehr geehrte Damen und Herren,

Vielen Dank für Ihre E-Mail.
Sie können mich ab Mittwoch, den XX.YY.ZZZZ wieder erreichen.
Ihre E-Mail wird in meiner Abwesenheit nicht gelesen oder bearbeitet.

In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an unsere Sekretariat…

Vielen Dank für Ihre Nachricht! Ich bin erst wieder am XX.YY am ZZZ erreichbar. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet. Bei dringenden Fragen wenden Sie sich bitte an …

Sehr geehrte Damen und Herren,

vom XX.YY.ZZZZ bis einschließlich dem XX.YY.ZZZZ befinde ich mich nicht im Haus. Ich werde in diesem Zeitraum nicht auf Ihre Nachricht antworten können. Sobald ich wieder im Haus bin, werde ich mich um die Nachricht kümmern.
In dringenden Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an

Tipps

Regeln für Abwesenheitsnotizen

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Unter buerotext.com findet man 4 Regeln für Abwesenheitsnotizen von Cornelia Nagel.

Die 1. Regel befasst sich mit der korrekten Anrede. Eine Anrede sollte aus Höflichkeitsgründen auf jeden Fall sein und da man ja nicht weiß, wer die Notiz liest, sollte sie geschlechtsneutral alle möglichen Adressaten abdecken.

In der 2. Regel geht es um weitere notwendige Inhalte und zwar:

  • ein kurzer Dank für die erhaltene E-Mail
  • die Information, wann Sie die E-Mail bearbeiten werden, wann also mit einer Antwort zu rechnen ist
  • sofern Sie für besonders wichtige Angelegenheiten eine Vertretung haben der Name und die Kontaktdaten von dieser Person
  • ein Gruß von Ihrer Seite und
  • Ihre vollständigen Kontaktdaten z.B. in Form Ihrer Signature

Die Regel 3 besagt, dass man einen Grund für die eigene Abwesenheit angeben sollte. Generell gilt ja, dass Menschen mit Gründen leichter zufrieden gestellt werden können („klar kann der/sie auch mal Urlaub haben, dann will ich nicht stören“). Andererseits ist ein Grund auch nicht unbedingt notwendig.

In der 4. und letzten Regel geht es um die Verwendung von Smilies und Abkürzungen. Frau Nagel ist der Meinung, dass auf diese verzichtet werden sollte. Dann wir die Notiz wertiger. Allerdings ist das sicherlich auch von der Branche oder dem speziellen Klientel der Adressaten abhängig. Manchmal kann eine witzige Abwesenheitsnotiz mit einem lustigen Text auch eine willkommende Abwechselung sein und sehr gut ankommen.