Hallo,
ich bin im Februar nicht erreichbar – vermutlich auf einer geheimen Mission zur Optimierung der IT-Sicherheit oder im Kampf gegen den digitalen Papierstau.
E-Mails werden in dieser Zeit von meiner persönlichen KI gescannt, sortiert und mit einer Mischung aus Algorithmus und Magie bearbeitet – allerdings ohne Garantie auf sofortige Antwort. Falls es dringend ist, wenden Sie sich bitte an [Vertretung/Kontaktperson].
Ab [Datum der Rückkehr] bin ich wieder verfügbar und freue mich, Ihre Nachricht persönlich zu beantworten.
Bis dahin: Bleiben Sie sicher – online und offline!
Beste Grüße
[Ihr Name]
P.S. Dieser Text und die tolle Grafik sind übrigens von ChatGPT erstellt.
Was sollte eine gute Abwesenheitsmeldung umfassen – Regeln guter Abwesenheitsbenachrichtigungen:
- Nutzen Sie den Betreff um Ihrem Empfänger/Ihrer Empfängerin (den der automatisierten Antwort) klar zu machen, worm es geht, also dass es sich um eine Abwesenheitsnachricht handelt.
- Beginnen Sie die Nachricht in der automatischen Abwesenheitsnotiz wie bei jeder sonstigen Nachricht mit einer Begrüßung. Und da Sie nicht wissen können, wer Ihnen geschrieben hat, sollten Sie diese möglichst formal halten. Am Ende der Nachricht sollten Sie sich beim Empfänger/bei der Empfängerin für seine/ihre Geduld (Verständnis oder Nachsicht) bedanken und ihm/ihr damit Ihre Wertschätzung verdeutlichen.
- Erläutern Sie in der Nachricht was in Ihrer Abwesenheit mit den Mails passiert – werden sie weitergeleitet an Ihren Vertreter oder Ihre Vertreterin oder warten sie auf Ihre Rückkehr und werden erst dann beantwortet. Oder was passiert nach Ihrer Rückkehr mit den E-Mails?
- Klären Sie weiterhin darüer auf, von wann bis wann Sie nicht erreichbar sind. Einen Grund müssen Sie nicht nennen, können Sie aber. Das sollten Sie vom Grund abhängig machen. Natürlich gehen diese Informationen dann an alle, die Ihnen eine E-Mail schreiben, somit sollten Sie niemals vertrauliche Informationen in die automatische Abwesenheitsbenachrichtigung schreiben.
- Für den Notfall sollten Sie Ihre Vertretung oder auch Ihren Vorgesetzten oder Ihre Vorgesetzte oder ein Sekretariat benennen, die dann kontaktiert werden sollten.
- Falls Sie auch internationale E-Mails erhalten, so sollten Sie Ihre Abwesenheitsnotiz mindestens auch auf Englisch oder noch zusätzlich in der von Ihren Kontaktpersonen am häufigsten verwendeten Sprache schreiben.
- Für spezielle Branchen wie z.B. Medienagenturen oder auch für Künstler/-innen eignen sich natürlich auch besondere Abwesenheitsmeldungen, die diese Regeln nicht einhalten und durch Besonderheiten glänzen. Bei vielen „normalen“ Kontaktpartnern könnte das teilweise auf Unverständnis oder Missfallen stoßen.
Ich hoffe, diese paar Regeln bzw. Tipps haben Ihnen weitergeholfen. haben Sie weitere Hinweise, die ich hier aufnehmen sollte?
Ich bin dann mal weg und wie ich das meinen Mitmenschen mitteile