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Die 10 Gebote für Abwesenheitsmeldungen

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  1. Du sollst den Zeitraum deiner Abwesenheit klar benennen: Gib den ersten und letzten Tag deiner Abwesenheit sowie das Datum deiner Rückkehr an. Das ist die wichtigste Information.
  2. Du sollst den Grund deiner Abwesenheit kurz nennen: Ob Urlaub, Dienstreise, Krankheit oder Elternzeit – eine kurze, professionelle Angabe hilft dem Absender, die Situation einzuschätzen. „Urlaub“ oder „Dienstreise“ reicht in der Regel aus.
  3. Du sollst einen Ansprechpartner für dringende Fälle benennen: Leite den Absender an eine vertretende Person weiter, die während deiner Abwesenheit Anfragen bearbeiten kann. Nenne den Namen, die Funktion und die E-Mail-Adresse dieser Person.
  4. Du sollst angeben, wann E-Mails beantwortet werden: Formuliere klar, ob du E-Mails während deiner Abwesenheit liest und wann mit einer Antwort zu rechnen ist (z.B. „Ich werde Ihre E-Mail nach meiner Rückkehr beantworten“ oder „Es kann zu Verzögerungen kommen“).
  5. Du sollst eine höfliche Grußformel wählen: Beginne und beende deine Nachricht mit einer professionellen und freundlichen Anrede und Verabschiedung (z.B. „Sehr geehrte Damen und Herren,“ und „Mit freundlichen Grüßen“).
  6. Du sollst präzise und kurz sein: Fasse dich kurz und komm auf den Punkt. Lange Abwesenheitsmeldungen werden oft nicht vollständig gelesen.
  7. Du sollst deine Kontaktdaten nicht öffentlich machen: Gib keine privaten Telefonnummern oder E-Mail-Adressen an. Beschränke dich auf offizielle Kontaktdaten oder die deines Vertreters.
  8. Du sollst die Sprache dem Absender anpassen: Wenn du internationale Korrespondenz hast, biete die Abwesenheitsmeldung auch in Englisch an. Oft reicht eine zweisprachige Version.
  9. Du sollst keine automatische Weiterleitung einrichten: Es ist besser, einen Ansprechpartner zu nennen, als alle E-Mails automatisch weiterzuleiten. Das kann zu Datenschutzproblemen und vollen Postfächern führen.
  10. Du sollst die Nachricht vorab testen: Schicke dir selbst eine Test-E-Mail, um zu überprüfen, ob die Abwesenheitsmeldung korrekt funktioniert und alle Informationen enthalten sind.

Mit freundlicher Unterstützung von Gemini.

E-Mail, Ostern, Witzig

Osterabwesenheitsmeldungen

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Welche dieser beiden bevorzugen Sie?

Betreff: Hopp, hopp – ich bin dem Osterhasen behilflich! 🐰🥚

Liebe Eiersuchenden, liebe Schokohasen-Fans,

momentan bin ich schwer beschäftigt – der Osterhase braucht meine Unterstützung beim Verstecken von Eiern und Schokolade! 🐰🍫🥚
Deshalb bin ich bis [Datum] nicht erreichbar.

Nach den Feiertagen, wenn alle Nester gefunden und die Schokohasen verspeist sind, stehe ich Euch wieder voller Energie zur Verfügung.
In dringenden Fällen wendet Euch bitte an [Vertretung/Kontaktperson], die hoffentlich nicht selbst gerade im Ostergras steckt.

Bis dahin: Frohe Ostern und viel Erfolg bei der Eiersuche! 🐣🌸

Herzliche Grüße
[Dein Name]

oder

Betreff: 🐰 Der Osterhase braucht mich – bin dann mal weg! 🥚✨

Liebe Kolleginnen und Kollegen, liebe Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner,

der Osterhase hat mich als Assistenten angeworben – und wer kann da schon Nein sagen? 🐰🥕
Zwischen Eierbemalen, Nestersuchen und Schokohasen-Verstecken bleibt leider keine Zeit für E-Mails.

Ab [Datum der Rückkehr] bin ich wieder da und beantworte Eure/Ihre Nachrichten – bis dahin bitte ein wenig Geduld (oder einfach selbst ein Schokoei naschen 🍫😋).

Frohe Ostern & bunte Feiertage!
[Dein Name]

Sind beide wirklich nett, oder?

E-Mail, Witzig

Betreff: Helau & Alaaf! Ich bin im Karnevalsmodus 🎭🎉

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Liebe Jecken, liebe Nicht-Jecken,

momentan bin ich im Ausnahmezustand – es ist schließlich die 5. Jahreszeit! 🥳🎭
Zwischen Kostümen, Konfetti und Kamelle bleibt leider keine Zeit für E-Mails.

Ab Aschermittwoch (wenn der Kater verflogen ist und die Realität wieder Einzug hält) stehe ich Euch wieder mit klarem Kopf zur Verfügung. Bis dahin gilt: „Drink doch ene mit“ oder schreibt mir später nochmal! 🍻😉

In dringenden Fällen wendet Euch bitte an [Vertretung/Kontaktperson], die hoffentlich weniger Glitzer im Gesicht hat als ich.

Bis bald und 3x Helau/Alaaf!
[Dein Name]

Witzig

Betreff: Nicht da, aber nicht vergessen!

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Hallo,

ich bin im Februar nicht erreichbar – vermutlich auf einer geheimen Mission zur Optimierung der IT-Sicherheit oder im Kampf gegen den digitalen Papierstau.

E-Mails werden in dieser Zeit von meiner persönlichen KI gescannt, sortiert und mit einer Mischung aus Algorithmus und Magie bearbeitet – allerdings ohne Garantie auf sofortige Antwort. Falls es dringend ist, wenden Sie sich bitte an [Vertretung/Kontaktperson].

Ab [Datum der Rückkehr] bin ich wieder verfügbar und freue mich, Ihre Nachricht persönlich zu beantworten.

Bis dahin: Bleiben Sie sicher – online und offline!

Beste Grüße
[Ihr Name]

P.S. Dieser Text und die tolle Grafik sind übrigens von ChatGPT erstellt.

Witzig

🎅 Ho-Ho-Ho! Bin auf Weihnachtsmission!

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Hallo und frohe Festtage! 🎄

Ich bin momentan nicht im Büro, denn ich helfe dem Weihnachtsmann, seine IT-Sicherheitsinfrastruktur zu optimieren:

  • Das Passwort-Monster hat die Wunschliste entführt.
  • Das Phishing-Monster schleicht sich an die Schlitten-Mailserver heran.
  • Und das Backup-Monster? Es schläft tief und fest im Lebkuchenhaus! 🍪

Ich werde ab dem [Datum] wieder verfügbar sein, frisch gestärkt mit Plätzchen und Glühwein, und mich dann um Ihre Nachricht kümmern. In der Zwischenzeit steht [Vertretung/Ansprechperson] Ihnen zur Verfügung, falls es dringend ist.

Ich wünsche Ihnen eine sichere und monsterfreie Weihnachtszeit sowie einen fantastischen Start ins neue Jahr! 🎆

Mit festlich-fröhlichen Grüßen,
[Ihr Name]

🎄 PS: Vergessen Sie nicht, auch Ihre Weihnachtsgeschenke mit Multi-Faktor-Authentifizierung zu sichern – man weiß nie, ob das Schlitten-Monster zuschlägt! 😉

Witzig

🐾 Monster übernehmen die Kontrolle!

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Hallo und danke für Ihre E-Mail!

Ich bin momentan nicht im Büro, da ich mich auf einer wichtigen Mission befinde:
Ich verhandle mit dem Passwort-Monster, halte das Phishing-Monster in Schach und sorge dafür, dass das Backup-Monster endlich wieder seine Arbeit macht. 🛡️🎮

Keine Sorge, meine virtuellen Kollegen – die freundlichen Monster für automatische Antworten – kümmern sich um Ihre Nachricht. Sollte es dringend sein, kontaktieren Sie bitte [Vertretung/Ansprechperson].

Ich bin ab [Datum] zurück und werde mich dann schnellstmöglich bei Ihnen melden. Bis dahin: Bleiben Sie sicher und lassen Sie sich nicht von IT-Monstern erschrecken!

Mit monsterstarken Grüßen,
[Ihr Name]

🕵️‍♀️ PS: Wenn Ihre Anfrage dringend ist, stellen Sie sicher, dass Sie 2FA gegen das Spamschutz-Monster aktiviert haben! 😄

E-Mail, Englisch, Fremdsprache

Eine Abwesenheits-E-Mail im Stile von William Shakespeare auf Englisch

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Noch so ein Spaß mit ChatGPT – wenn William Out-of-Office-E-Mails verschickt hätte.

Hark, fair correspondents,

I prithee extend thy patience, forsooth, as I find myself embarked upon a brief sojourn away from my electronic quill. The tapestry of my endeavors hath led me hence, and I find myself unable to respond with the customary haste to your missives.

Should thou possess matters of urgency akin to flames that doth consume, I beseech thee to seek solace and counsel from my trusty confidant, [Confidant’s Name], whose address reads thus: [Confidant’s Email Address].

Yet fear not, for as the moon waxes and wanes, so shall I return anon, and thy words shall not fall on deafened ears. By the [Date of Return], mine intention is to once again resume our discourse, rejoicing in the exchange of thoughts and ponderings.

Until then, may the heavens guide thee and thy endeavors prosper.

With greatest esteem,

[Thy Name]

E-Mail, Fremdsprache

Eine Abwesenheits-E-Mail auf Norwegisch

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Es ist wirklich erstaunlich, was ChatGPT so alles beherrscht. KI macht Kommunikation wirklich zu einem Vergnügen mit dem Risiko, dass sie möglicherweise auch völlig falsche Texte ausgibt, die ich nicht als solche erkenne. Bitte melden Sie sich, falls der folgende Text falsch ist.

Selvfølgelig, her er en enkel eksempeltekst på norsk for en automatisk svar-e-post (Abwesenheits-E-Mail):

Emne: Automatisk svar: Jeg er utenfor kontoret

Hei,

Takk for din e-post. Jeg er for øyeblikket utenfor kontoret og har begrenset tilgang til e-post. Dersom din henvendelse er presserende, ber jeg deg vennligst kontakte min kollega [Kollegaens Navn] på [Kollegaens E-postadresse] for assistanse.

For mindre presserende saker, vil jeg besvare din e-post så snart jeg er tilbake på kontoret. Dette vil normalt være [Dato for Tilbakekomst]. I mellomtiden, dersom det er noe som haster, kan du også nå meg på mobiltelefonen min på [Ditt Mobilnummer].

Takk for forståelsen, og ha en flott dag!

Vennlig hilsen, [Ditt Navn]

Vær oppmerksom på at dette er en generisk mal, og du bør tilpasse den med din egen informasjon, som kollegaens navn, e-postadresse, mobilnummer og dato for tilbakekomst.

E-Mail, Fremdsprache

Eine Chinesische Abwesenheits-E-Mail – ist das korrekt so?

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Ich spreche leider kein Chinesisch und kann somit nicht beurteilen, ob diese Out-of-Office-E-Mail korrekt ist. ChatGPT hat diesen Text erstellt. Hoffentlich bedeutet er nicht etwas völlig anderes.

Ich freue mich auf Ihre Rückmeldungen.

当然，我可以帮您写一封中文的自动回复邮件（Abwesenheits-E-Mail）。以下是一封简单的示范：

Subject: 外出办公自动回复

亲爱的朋友，

您好！感谢您的来信。我目前正在外出办公，暂时无法及时回复邮件。如果您有紧急事务或需要迅速帮助的问题，请联系我的同事 [同事姓名]（[同事邮箱地址]）。

如果您的问题不是紧急的，我将在返回后尽快回复您的邮件。在此期间，如果有什么急事，也可以拨打我的手机：[您的手机号码]。

感谢您的理解与耐心。

祝好，

[您的名字]

请注意，这只是一封示范邮件。您可以根据您的实际情况进行修改，例如更改回复人的姓名、邮箱地址、手机号码以及其他细节。

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Ich habe ChatGPT gefragt, was die Gefahren einer Abwesenheits-E-Mail sind?

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Hier die Antwort:

Eine Abwesenheits-E-Mail, die oft auch als „Out of Office“-E-Mail bezeichnet wird, kann in bestimmten Situationen nützlich sein, um Ihre Kontakte darüber zu informieren, dass Sie vorübergehend nicht erreichbar sind. Allerdings gibt es auch potenzielle Gefahren oder Nachteile bei der Verwendung solcher E-Mails:

  1. Sicherheits- und Datenschutzrisiken: In Ihrer Abwesenheits-E-Mail könnten Informationen über den Grund Ihrer Abwesenheit oder sogar persönliche Informationen enthalten sein. Diese könnten von Unbefugten abgefangen werden, was ein potentielles Sicherheitsrisiko darstellt.
  2. Bestätigung von E-Mail-Adressen: Eine Abwesenheits-E-Mail kann dazu führen, dass Ihr E-Mail-Konto von Spammern oder Betrügern als „aktiv“ bestätigt wird. Wenn Sie auf eine solche E-Mail antworten, wissen die Absender, dass Ihre E-Mail-Adresse echt ist und aktiv genutzt wird, was zu vermehrtem Spam führen kann.
  3. Informationen an Unbefugte: Wenn Sie in Ihrer Abwesenheits-E-Mail zu viele Informationen über Ihre Abwesenheit oder Ihre Pläne preisgeben, könnten Unbefugte diese Informationen nutzen, um in Ihre Abwesenheit einzubrechen oder anderweitig von Ihrer Abwesenheit zu profitieren.
  4. Missbrauch durch Kollegen oder Geschäftspartner: In manchen Fällen könnten Kollegen oder Geschäftspartner Ihre Abwesenheit ausnutzen, um Sie für Entscheidungen oder Aufgaben zu umgehen, die normalerweise Ihre Aufmerksamkeit erfordern würden.
  5. Kommunikationsverzögerungen: Wenn Sie eine Abwesenheits-E-Mail verwenden, könnte dies dazu führen, dass wichtige Nachrichten oder Anfragen nicht rechtzeitig bearbeitet werden, da die Absender davon ausgehen könnten, dass Sie für eine gewisse Zeit nicht erreichbar sind.
  6. Verwirrung bei Echtzeit-Kommunikation: In einer Zeit, in der schnelle Kommunikation über verschiedene Kanäle erwartet wird, könnten Abwesenheits-E-Mails zu Verwirrung führen, insbesondere wenn Sie auf anderen Plattformen oder sozialen Medien weiterhin aktiv sind.

Um die potenziellen Gefahren einer Abwesenheits-E-Mail zu minimieren, sollten Sie einige bewährte Praktiken beachten:

  • Geben Sie nur begrenzte Informationen preis.
  • Vermeiden Sie die Erwähnung genauer Reisedaten oder genauer Rückkehrtermine.
  • Deaktivieren Sie die automatische Weiterleitung oder Benachrichtigungsfunktion, wenn möglich.
  • Stellen Sie sicher, dass Ihre Abwesenheits-E-Mail an vertrauenswürdige Kontakte gesendet wird.
  • Aktualisieren Sie Ihr Passwort und verwenden Sie gegebenenfalls eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, um Ihr E-Mail-Konto sicher zu halten.

Letztendlich ist es wichtig, sorgfältig abzuwägen, wann und wie Sie Abwesenheits-E-Mails verwenden, um die Risiken zu minimieren und gleichzeitig Ihre Kommunikation effektiv zu managen.

Wieder eine recht gute Darstellung von ChatGPT mit den relevanten Argumenten. Fallen Ihnen weitere gegen eine Abwesenheits-E-Mail ein?