leider bin ich bis zum oben genannten Datum nicht erreichbar und habe keinen oder sehr limitierten Zugriff auf dieses Postfach. In dringenden Angelegenheiten kontaktieren Sie bitte meine Kollegen:innen. (Diese Mail wird nicht weitergeleitet!) Sollte Ihr Anliegen nach meiner Rückkehr noch aktuell sein, werde ich so bald wie möglich antworten.
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Thank you for your email. I will be out of the office until the above date and will have no or very limited access to this mailbox. Please contact my colleagues (this email will not be forwarded!). Our team will take care of your request.
I will reply to your e-mail, if necessary, when I return.
Dieses Zitat von Elizabeth Barrett Browning, eine enrglischen Dichterin, die von 1806-1861 lebte, passt natürlich hervorragend für eine Abwesenheitsmeldung – hier ein Beispiel:
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht.
„Nichts bringt uns auf unserem Weg besser voran als eine Pause“ – In diesem Sinne legen wir vom XX.XX. bis zum YY.YY. unser Werkzeug nieder. Ab dem ZZ.ZZ. sind wir wieder persönlich für Sie da.
Bis dahin wünschen wir Ihnen eine angenehme Zeit. (falls es sich um die Weihnachtsabwesenheit handelt passt auch folgender Satz: N.N. wünscht Ihnen und Ihren Liebsten eine besinnliche Zeit. Bis im neuen Jahr!)
Abwesenheitsnotizen geben darüber Auskunft, dass wir gerade nicht verfügbar sind und häufig auch warum wir es nicht sind. Somit erhält der Empfänger der Abwesenheitsnotiz wichtige Informationen über uns wie z.B. unsere Urlaubsdauer aber auch unsere Kontaktdaten oder auch die unserer Vertretung.
Daneben zeigt eine Abwesenheits-E-Mail natürlich auch, dass es sich um eine aktive E-Mail-Adresse also ein bestehendes E-Mail-Postfach handelt.
Trotzdem verlangen viele Unternehmen aber auch die Höflichkeit gegenüber Partnern und Kunden, dass man diese über die eigene Abwesenheit incl. ihrer Dauern und Vertretungen für diese Zeit informiert.
Was kann man also machen?
Mehrere E-Mail-Systeme bieten mittlerweile die Möglichkeit, zwischen internen und externen Absendern zu unterscheiden und diesen unterschiedliche Abwesenheitsnotizen zu senden
Einige ermöglichen es darüber hinaus, die Absender mit eigenen Kontakten abzugleichen und nur an diese eine Abwesenheits-E-Mail zu senden
An Verteilerliste und Newsletterverteiler sollte auf keinen Fall eine Abwesenheitsmeldung geschickt werden. Dieses gilt es unbedingt zu vermeiden.
Darüberhinaus sollten Abwesenheitsnotizen nur dann geschickt werden, wenn Sie zu den direkten Adressaten einer E-Mail gehören, und nicht, wenn Sie im cc: oder bcc: Feld stehen.
Daneben kann man E-Mails auch nach Wichtigkeit priorisieren und davon das Versenden einer Abwesenheitsmeldung abhängig zu machen.
Spam-E-Mails sollten natürlich auf keinen Fall mit einer automatischen Abwesendheitsnotiz beantwortet werden.
Oder es wird ganz auf Abwesenheitsnachrichten verzichtet und stattdessen werden bestimmte E-Mails direkt an Ihre Vertretung weitergeleitet oder die Vertretung bekommen Zugriff auf Ihr Postfach.
Eine andere Möglichkeit wäre es noch, statt personenbezogener funktionsbezogene E-Mail-Adressen (Funktionsadressen) zu verwenden insbesondere wenn Sie bei Abwesenheit immer vertreten werden.
Hallo,<BR><BR>vom 11.07. bis einschließlich 22.07. habe ich Urlaub!<BR>Bitte wenden Sie sich an meine Vertretung …
Warum erscheinen diese Steuerzeichen/Tags in der Abwesenheitsmeldung?
Diese Steuerzeichen/Tags sind HTML Tags und zur Formatierung der Meldung gedacht. Da Sie diese E-Mail im reinen Textformat lesen, formatieren sie nicht den Text sondern werden als „Quellcode“ angezeigt.
Ich bin ab dem TT.MM.JJJJ wieder erreichbar. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet! Bitte wenden Sie sich gegebenenfalls an Max Mustermann unter der Rufnummer XXXX XXXXXXXX, oder per E-Mail: max.mustermann@firma.com.
Was ist das?
Das sind die Nachrichten, die ich automatisch verschicke, wenn ich im Urlaub oder auf Dienstreise bin, so dass Personen, die mir eine E-Mail schreiben, wissen, dass ich möglicherweise erst verzögert antworten werde und sie sich gegebenenfalls an eine andere Person wenden sollten.
Ich bin dann mal weg und wie ich das meinen Mitmenschen mitteile